KTH Master

KŠytettŠvyys tietojŠrjestelmien hankinnoissa
Verkkokurssi 17.11 – 14.12.2016

 

 

KŠytettŠvyys aidosti huomioon tietojŠrjestelmŠn hankinnoissa.
Olet sitten hankkimassa terveydenhuollon tai muun julkisen alan jŠrjestelmŠŠ.

KŠytettŠvyysasiantuntemus ja hankintanŠkškulmat koottuna yhdeksi kokonaisuudeksi. Opit, mitŠ tehdŠ ennen tarjouspyyntšŠ, millaisia asioita vŠlttŠŠ ja mitkŠ eivŠt toimi. Opit, miten huomioida kŠytettŠvyys tietojŠrjestelmŠn tarjouspyynnšssŠ: miten kŠytettŠvyys pakollisiin vaatimuksiin ja miten valintakriteereihin. Opit, miten kŠytettŠvyyden suhteen tulee toimia eri tavalla valmisohjelmistojen, rŠŠtŠlšitŠvien ja asiakaskohtaisten jŠrjestelmien kanssa.

 

Oletko etsinyt toimivia tapoja huomioida kŠytettŠvyys hankinnoissa?

Olet ehkŠ sisŠllyttŠnyt kŠytettŠvyysnŠkškulman tarjouspyyntšihin aikaisemminkin. Olet kuitenkin epŠvarma, oletko valinnut oikean tavan. Olet ehkŠ ihmetellyt, miksi tarjouspyyntšjen kŠytettŠvyysvaatimukset ja -kriteerit eivŠt vaikuta.

o   Miten mŠŠritellŠ tŠllainen abstrakti asia niin, ettŠ se aidosti sitouttaa toimittajaa?

o   MitŠ laittaa kŠytettŠvyydestŠ pakollisiin vaatimuksiin? MitŠ laittaa valintakriteereihin?

o   Miten mŠŠrittŠŠ kŠytettŠvyyden mittareita ja miten verrata vaihtoehtojen kŠytettŠvyyttŠ? Vai verratako yleensŠkŠŠn?

o   Kun katsoo tarjouspyyntšjŠ, niin kŠytettŠvyys on laitettu melkein jokaiseen tarjouspyyntššn erilailla ja eri tyylillŠ. PitŠisikš ottaa niistŠ mallia?

Tarvitseeko sinun yleensŠkŠŠn ottaa kŠytettŠvyyttŠ oikeasti huomioon? Onko kŠytettŠvyys aidosti tŠrkeŠŠ?

o   Onko kŠytettŠvyys oikeasti tarpeellista organisaatiolle ja liiketoiminnalle?

o   Onko kyseessŠ vain kŠyttŠjien mukavuudenhalu?

o   Miten saada selville, miten tŠrkeŠŠ kŠytettŠvyys on organisaatiollesi?

Olin nŠiden kysymyksien edessŠ jo 10 vuotta sitten.

Itse aloin ihmetellŠ asiaa jo 10 vuotta sitten. TietojŠrjestelmien kŠytettŠvyyden puute hyppŠsi silmilleni konkreettisesti, kun tyšskentelin Oulun yliopistolla 2000 -luvun alkupuolella. Tapahtui kaksi asiaa:

o   Tutkin projekteissani terveydenhuollon tietojŠrjestelmien kŠytettŠvyyttŠ.

o   Jouduin itse tietojŠrjestelmien loppukŠyttŠjŠksi, kun yliopistolle alkoi tulla jŠrjestelmiŠ (mm. matkanhallintajŠrjestelmŠ).

Tuli sama kokemus ja kysymys kummastakin:

Miten voi olla mahdollista tŠllainen (surkea) kŠytettŠvyyden taso vielŠ tŠnŠ pŠivŠnŠ?

TŠmŠ kysymys siis jo vuonna 2006. Minulla oli jo silloin yli 10 vuoden kokemus kŠytettŠvyydestŠ VTT:ltŠ , Nokialta ja yliopistolta, ja olin tehnyt kŠytettŠvyyssuunnitteluun liittyvŠn vŠitšstutkimuksen.  

o   Tiesin, ettŠ on olemassa sellaista tietoa ja sellaisia menetelmiŠ, ettŠ pystytŠŠn kehittŠmŠŠn hyvŠŠ kŠytettŠvyyttŠ.

o   Mutta minulla oli vielŠ oppimista siinŠ, ettŠ kun kyseessŠ on julkinen hankinta ja kilpailutus, niin kŠytettŠvyys onkin ihan muuta kuin suoraviivainen ja helppo asia.

VŠhŠn tutkimustuloksia, vŠhŠn hyviŠ esimerkkejŠ

Olen sittemmin tutkinut kirjallisuutta, kŠynyt lŠpi kymmeniŠ ellei satoja julkisia tietojŠrjestelmien tarjouspyyntšjŠ (HILMA –tietokannasta) ja osallistunut useisiin tietojŠrjestelmien hankintoihin.

Havaintoni ovat olleet

o   TŠtŠ asiaa – miten kŠytettŠvyys tulisi huomioida hankinnoissa - on tutkittu todella vŠhŠn.

o   TarjouspyynnšissŠ (niitŠ lšytyy HILMA -tietokannasta satamŠŠrin) on mitŠ erilaisimpia yrityksiŠ kŠytettŠvyyden huomioimiseen. Mutta ovat sŠŠnnšllisesti toimimattomia.

o   Monissa tarjouspyynnšissŠ otetaan mallia aiemmista - ja toimimattomista - tarjouspyynnšistŠ.

Kaikkiaan on tŠysin loogista, ettŠ julkisen kilpailutuksen kautta hankitut jŠrjestelmŠt ovat vaikeakŠyttšisiŠ. Voi sanoa, ettŠ monessa tapauksessa tilanne ei ole tŠnŠ pŠivŠnŠ paljonkaan parempi kuin 2006.

o   Usein on jopa niin, ettŠ kŠytetyn hankintamenettelyn seurauksena ongelmallinen kŠytŠttŠvyys on kannattavaa toimittajalle ja kŠytettŠvyystoimistoille.

o   (Loogisesti on nŠin, mutta en varsinaisesti usko, ettŠ nŠin toimittajat tietoisesti toimivat).

Huomasin, ettŠ monet yleiset tavat tarjouspyynnšissŠ ovat toimimattomia:

o   KŠytettŠvyys laitettu epŠtodennettavasti tarjouspyyntššn.

o   VŠŠrinymmŠrrystŠ siitŠ, miten kŠytettŠvyys tulisi laittaa pakollisiin vaatimuksiin ja miten valintakriteereihin.

o   Ei ole tehty tarvittavaa pohjatyštŠ (kohdemaailma-analyysia) ennen tarjouspyyntšvaiheetta.

o   Luotetaan tuloksettomasti standardeihin ja suosituksiin (esim. JHS).

o   Vaaditaan kŠytettŠvyystoimenpiteitŠ, mutta niin, ettŠ ei taata kŠytettŠvyyttŠ. (Voi jopa sanoa, ettŠ joissakin tarjouspyynnšissŠ kŠytettŠvyystestaus on kŠytettŠvyyden vihollinen #1).

o   VŠŠriŠ tuloksia tuottavaa kŠyttŠjien osallistamista hankinnoissa (kuten kŠyttŠjŠraadit).

On kuitenkin mahdollista sisŠllyttŠŠ kŠytettŠvyyden vaatiminen tuloksellisesti julkiseen hankintaan. Asia ei ole kuitenkaan ihan helppo.

o   Jos aidosti haluaa hankkia kŠytettŠvyydeltŠŠn hyviŠ jŠrjestelmiŠ, se edellyttŠŠ uusia ajattelu- ja toimintamalleja.

o   On olemassa loogiset askeleet ja ratkaisumallit, miten kŠytettŠvyys voidaan huomioida hankinnoissa.

 

 

Taustani

Olen Timo Jokela, FT ja dosentti, erikoisalana kŠytettŠvyys ja kŠyttŠjŠlŠhtšinen suunnittelu. Kokemusta alalta yli 1990-luvun alkupuolelta lŠhtien.

o   Tyšpaikkojani VTT, Nokia Mobile Phones, Oulun, Helsingin ja Aalto yliopistot. NykyŠŠn olen itsenŠinen asiantuntija.

o   VŠitšskirja kŠytettŠvyyssuunnittelun prosessien kypsyysarvioinnista (2001)

o   100+ kŠytettŠvyysaiheista tieteellisiŠ ja yleisluontoisia julkaisua.

Olen perehtynyt ÓkŠytettŠvyys tietojŠrjestelmŠn kilpailutuksessaÓ –teemaan vuosien ajan. EhkŠ enemmŠn kuin kukaan muu.

o   Olen tutkinut tarjouspyyntšjŠ kŠytettŠvyysnŠkškulmasta kymmenittŠin, ehkŠ sata mŠŠrin (minulla on HILMAsta lšytyviŠ tarjouspyyntšjŠ tallessa useita satoja)

o   KehittŠnyt 4 askeleen menetelmŠn, miten mŠŠrittŠŠ kŠytettŠvyysvaatimukset tarjouspyyntššn. 

o   Minulla on myšs kŠsitys siitŠ, mitŠ tŠnŠ pŠivŠnŠ asiasta ei tiedetŠ.

o   TieteellisiŠ ja yleistajuisia julkaisua aiheesta (esim. Helsingin sanomissa useita kirjoituksia). PitŠnyt koulutuksia aiheesta.

o   Kirjoittanut blogia (KŠytettŠvyysnavigoija)

 

AppleMark

 

KTH Master –kurssi: TŠtŠ hyštyŠ saat

o   Saat monen vuoden oppimani muutamassa viikossa.

o   Opit, mitŠ tehdŠ ja mitŠ ei tehdŠ

o   Opit, mitŠ toimenpiteitŠ tehdŠ ennen tarjouspyyntšvaihetta.

o   Opit, miten mŠŠrittŠŠ kŠytettŠvyyden vaikuttavuus (mitattavasti) organisaation toimintaan; tŠmŠ on keskeinen perusta kaikelle kŠytettŠvyystyšlle.

o   Opit, miksi ÓriittŠvŠ kŠytettŠvyysÓ on keskeisin kŠytettŠvyysasia tietojŠrjestelmien hankinnoissa, ja miten se mŠŠrittŠŠ.

o   Opit 4 askeleen menetelmŠn kŠytettŠvyysvaatimusten laatimiseen, lŠhtien kŠytettŠvyyden vaikuttavuustavoitteista pŠŠtyen kŠytettŠvyyden mittareihin ja tavoitetasoihin.

o   Opit, mitkŠ 3 kriteeriŠ tarjouspyynnšssŠ olevien vaatimusten on tŠytettŠvŠ, ettŠ ne olisivat oikeita ja tuloksellisia vaatimuksia.

o   Opit, miten epŠmŠŠrŠisen tuntuinen asia ÓkŠytettŠvyysÓ mŠŠritetŠŠn konkreettisesti ja mitattavasti.

o   Opit, millŠ periaatteilla kŠytettŠvyys tulisi laittaa tarjouspyynnšn pakollisiin vaatimuksiin ja valintakriteereihin.

o   YmmŠrrŠt, miten erilaiset hankintatapaukset (valmisohjelmistot, rŠŠtŠlšitŠvŠt, asiakaskohtaiset) eroavat kŠytettŠvyyden huomioinnin kannalta.

o   YmmŠrrŠt sudenkuoppia. KŠyn lŠpi 10 erilaista toimimatonta tapaa, joita nŠkyy tarjouspyynnšissŠ.

o   VŠltŠt turhaa tyštŠ

o   VŠltŠt laittamasta resursseja turhien ja toimimattomien vaatimusten ja kriteerien mŠŠrittelyyn.

o   Turhien asioiden vŠlttŠmisellŠ voit sŠŠstŠŠ pŠivien, jopa viikkojen tyšn. 

o   Saat esimerkkejŠ

o   Saat konkreettisen esimerkin, josta voit ottaa mallia: kurssilla kŠydŠŠn lŠpi konkreettinen ja ymmŠrrettŠvŠ case- harjoitus.

o   Kurssin aikana tyšstŠt omaa ajankohtaista hankintaasi eteenpŠin. 

o   Analysoin erilaisia hankintatapauksia.

o   Voit sovittaa kurssin omaan aikatauluusi. Paras hyšty tulee, jos seuraat kurssia aikataulussa mutta kurssi on nŠhtŠvillŠ viedŠ kuukauden kurssin pŠŠttymisen jŠlkeen.

o   Ota kuitenkin huomioon

o   Ratkaisut eivŠt ole mekaanisia vaan vaativat analysointia, pohtimista ja ajattelutyštŠ (jos olisi helppoa, niin eihŠn kŠytettŠvyysongelmia olisiÉ).

o   On myšs hankintatilanteita, joihin on kyllŠ ratkaisuperiaatteet mutta joihin ei ole vielŠ yksityiskohtaisia ratkaisuja.

 

 

Kenelle kurssi on tarkoitettu

o   tietojŠrjestelmien hankintoihin osallistuville

o   kŠytettŠvyysasiantuntijoille, hankinta-asiantuntijoille

o   oletan, ettŠ myšs tietojŠrjestelmien kehittŠjŠt ovat kiinnostuneita

o   tutkijoille – aihealueessa on paljon kehitettŠvŠŠ – ja muille kiinnostuneille

o   kenelle ei: sellaisille, jotka eivŠt halua laittaa resurssejaan kurssille (tŠrkein kŠytettŠvyysmenetelmŠ on ÓajatteluÓ, ja kurssista saa eniten hyštyŠ, jos antaa aikaa ajattelulle)

 

 

Kurssin toimintaperiaate ja aikataulu

o   Saat kirjautumisoikeudet kurssin oppimisalustalle. Saat sŠhkšpostiviestejŠ aina, kun kurssille tulee uutta asiaa.

o   Kurssi koostuu neljŠstŠ (4) viikon mittaisesta jaksosta.

o   Materiaali on pŠŠasiassa videoina; ÓluettavaaÓ on vain vŠhŠn. Kurssilla nŠytetŠŠn useita kŠytŠnnšn esimerkkejŠ.

o   Harjoitellaan teoria yhdessŠ konkreettisen malliesimerkin kanssa: miten kŠytettŠvyys mŠŠritetŠŠn askeleittain ÓnollatilanteestaÓ osaksi tarjouspyyntšŠ.

o   Voi esittŠŠ kysymyksiŠ; vastaan kysymyksiin kunkin jakson lopussa.

o   Parhaimman hyšdyn saat, jos tyšstŠt kurssin aikana omaa hankinta-caseasi. 

o   TŠmŠn aiheen kursseja ei ole tarjolla. Ja sen tiedŠn varmasti, ettŠ minkŠŠn muun kurssin sisŠltš ei vastaa sitŠ, mitŠ tŠssŠ opetetaan.

o   Kurssi antaa vahvan perustan kŠytettŠvyyden huomiointiin hankinnoissa. Opit myšs, mihin asioihin ei ole vielŠ koeteltua vastausta. Saat kuitenkin ymmŠrryksen, miksi nŠin on ja mitŠ kautta ratkaisuja nŠihinkin voi lŠhteŠ hakemaan.

o   Kurssimateriaali on saatavilla ja videot katseltavana 2 kuukauden ajan. Voi kerrata, katsoa uudestaan jne.

o   Tavoitteena pysyŠ aikataulussa, mutta voi siis opiskella jŠlkijŠttšisestikin.

 

Palautteita aiemmilta kursseilta

Aiemmin pidettyjen kurssien palautteet yllŠttivŠt positiivisuudellaan. Kiitettiin niin kurssin sisŠltšŠ kuin toteutusmuotoa:

o   ÓKurssi on vallan suositeltavaÓ.

o   ÓMonia luentoja voisi pitŠŠ nŠin ettŠ ei ole aikaan sidottu, tŠllaista voisi olla enemmŠnkinÓ.

o   ÓHyvŠ ettŠ sai esittŠŠ kysymyksiŠ, fiilinki ettŠ uskalsi kysyŠ mitŠ vainÓ.

o   "Nyt vasta ymmŠrrŠn, ettŠ kŠytettŠvyys ei ole sama kuin kŠyttšliittymŠÓ.

o   ÓKurssin avulla sain hyvŠn kuvan siitŠ miten kŠytettŠvyys huomioidaan jŠrjestelmien hankinnassaÓ.

o   ÓKurssi rakentui ja meni kirkkaasti eteenpŠinÓ.

o   ÓAsiat pitŠŠ toisin pŠin kuin olen aiemmin tehnytÓ

o   Turhaan tehty hirveŠn tarkasti, ettŠ ei lyšdŠ lukkoon, mitŠ ei tarvitse.

o   ÓKurssimateriaalissa olevan kŠytŠnnšn tehtŠvŠ sitoi teorian kŠytŠntššnÓ

o   Etenkin oman tyšhšn liittyvŠn case -tapauksen kŠsittely ns. oppilastyšnŠ avasi vielŠ enemmŠn sitŠ kuinka kŠytettŠvyyttŠ voi kehittŠŠ omissa tyštehtŠvissŠ.

o   ÓKurssin vetŠjŠ on asiaan perehtynytÓ.

o   ÓTimon rautainen ammattitaito on omaa luokkaansaÓ.

 

Kurssin hinta

Normaalina luokkahuonekurssina tŠmŠn asian lŠpikŠyntiin ja harjoitteluun menisi aikaa ehkŠ 4 pŠivŠŠ, ja osallistumiskustannukset tŠllaiseen kurssiin olisivat ehkŠ 2000 – 3000 Û. (Olen itse ollut pitŠmŠssŠ 2 pŠivŠn luokkahuonekursseja, joiden osallistumismaksu on ollut n. 1500 Û).

 

KTH Master –kurssin hinta on:

Yksityinen sektori: 1080 Û (alv 0)

Julkinen sektori: 648 (alv 0)

 

 

SisŠltŠŠ:

o   4 viikon jaksoa harjoituksineen ja esimerkkeineen

o   Vastaan kurssilla esitettyihin kysymyksiin

o   Kunkin jakson voit katsoa jakson aikana omaan tahtiin.

o   Suositeltava, ettŠ pysyy kurssin tahdissa, 4 viikon ajan. Koko kurssimateriaali on kuitenkin katsottavissa 2 kuukauden ajan.

 

Terveisin Timo Jokela

 

PS. Jos sinulla on jotain kysyttŠvŠŠ kurssista, ota yhteyttŠ: timo.jokela@gmail.com, (p. 040-5118250;).

PPS. Hankinta-asiantuntijana opit ne kŠytettŠvyysnŠkškulmat, jotka hankinnan kannalta oleellisia. KŠytettŠvyysasiantuntijana opit ymmŠrtŠmŠŠn hankinnan erityispiirteet kŠytettŠvyyden kannalta.